Поручение на обработку персональных данных

1. Стороны и основание

1.1. Заказчик по Публичной оферте (далее — Заказчик, оператор) поручает Соколов Андрей Сергеевич (физическое лицо, ИНН 616804568492), он же Исполнитель по Оферте (далее — Исполнитель), обработку персональных данных по части 3 статьи 6 Федерального закона от 27.07.2006 № 152‑ФЗ «О персональных данных» (далее — 152‑ФЗ), а Исполнитель принимает поручение.

1.2. Поручение — часть договора, заключённого акцептом оферты, и действует, пока действует договор. Поручение относится к данным, которые Заказчик и его пользователи размещают в Сервисе «Дескус™» или получают через него. Данные учётных записей, оплаты и обращений в поддержку Дескуса™ Исполнитель обрабатывает как оператор — по Политике обработки персональных данных.

2. Цели обработки

2.1. Исполнитель обрабатывает данные только для того, чтобы оказывать Заказчику услуги Сервиса:

• принимать, хранить и показывать обращения и переписку из каналов, которые подключил Заказчик, и отправлять ответы через них;
• вести карточки клиентов, их историю и сегменты;
• проводить звонки и встречи, хранить их записи, расшифровки и итоги — если Заказчик их включил;
• работать справочным центрам, базам знаний, вики, виджетам и формам Заказчика;
• вести задачи, внутренний чат «Диалог», кадровые записи (отпуска, графики и смены, расчёты, документы) и аналитику;
• выполнять функции ИИ-ассистента Нейтрона — если Заказчик ими пользуется;
• выгружать, исправлять, обезличивать и удалять данные по указаниям Заказчика;
• делать резервные копии и восстанавливать данные после сбоев.

3. Чьи данные

• клиенты Заказчика и посетители его сайтов, виджетов и справочных центров;
• собеседники в звонках и участники встреч, в том числе гости;
• работники Заказчика и другие пользователи его Компании в Сервисе;
• другие лица, данные которых Заказчик размещает в Сервисе.

4. Перечень персональных данных

• фамилия, имя, отчество;
• контактные данные: номер телефона, адрес электронной почты, идентификаторы и имена в мессенджерах, социальных сетях и на площадках объявлений;
• содержание обращений, сообщений, заметок и вложений;
• записи, расшифровки и итоги звонков и встреч, номера телефонов собеседников;
• технические данные посетителей сайтов и виджетов Заказчика: идентификатор посетителя, IP-адрес, сведения о браузере и устройстве, язык, часовой пояс, адреса страниц, страна и город, если они определены;
• сведения о согласиях на обработку персональных данных и об обращениях субъектов;
• данные работников Заказчика: должность, фото, телефон, дата рождения, графики работы и смены, отпуска и больничные, начисления, кадровые документы;
• иные персональные данные, которые Заказчик решит обрабатывать в Сервисе, с учётом пункта 4.1.

4.1. Специальные категории персональных данных (статья 10 152‑ФЗ) и биометрические персональные данные (статья 11 152‑ФЗ) не поручаются, за одним исключением: сведения о здоровье собственных работников Заказчика, которые содержатся в больничных листах и медицинских справках и которые Заказчик или его работники сами загружают в раздел «Кадры». За основания обработки таких сведений отвечает Заказчик как работодатель. Заказчик не использует Сервис, чтобы устанавливать личность человека по голосу или изображению.

5. Действия с данными

5.1. Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ) — пользователям Заказчика, через каналы, которые подключил Заказчик, и лицам из раздела 8, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. Обработка ведётся с использованием средств автоматизации.

5.2. Указания Заказчика — это его настройки и действия в Сервисе, а также письменные указания, направленные на info@deskus.ru с адреса Администратора.

6. Обязанности Исполнителя

• обрабатывать данные только для целей раздела 2 и по указаниям Заказчика, соблюдать их конфиденциальность и не использовать в своих целях, в том числе для обучения моделей ИИ;
• соблюдать требования статьи 19 152‑ФЗ (раздел 7);
• записывать, систематизировать, накапливать, хранить, уточнять и извлекать персональные данные граждан РФ в базах данных на территории РФ (часть 5 статьи 18 152‑ФЗ);
• по запросу Заказчика в течение 10 рабочих дней предоставлять документы и сведения о выполнении условий Поручения и требований части 3 статьи 6 152‑ФЗ;
• давать Заказчику в Сервисе средства для ответа на обращения субъектов (раздел 10);
• сообщать Заказчику о требованиях государственных органов о предоставлении его данных, если закон не запрещает это сообщать;
• уведомлять Заказчика об инцидентах в порядке раздела 9.

7. Меры защиты

• разграничение доступа: данные Компании видят только её пользователи в пределах прав своих ролей;
• двухфакторная аутентификация для пользователей, ограничение попыток входа, уведомления о входе;
• передача данных по защищённым каналам (HTTPS);
• пароли пользователей — только в виде хэшей; пароли почтовых ящиков, ключи и токены подключённых каналов — в зашифрованном виде (AES-256-GCM);
• ежедневные резервные копии базы данных в зашифрованном виде, с отдельным ключом доступа к хранилищу копий;
• доступ к администрированию Сервиса — только через VPN и с двухфакторной аутентификацией;
• круглосуточный мониторинг с оповещением о сбоях;
• журналы изменений настроек и действий администраторов;
• сервис ИИ получает данные с выключенным логированием на стороне провайдера; результаты распознавания речи удаляются у провайдера сразу после получения.

8. Привлечённые лица

8.1. Заказчик соглашается, что Исполнитель привлекает к обработке:

• Рег.облако (REG.RU) — серверы, хранилище файлов и резервные копии в Москве;
• почтовый сервис REG.RU — отправка писем Сервиса: уведомления пользователям Заказчика и письма клиентам Заказчика от его имени, если у Заказчика не подключён свой ящик отправки и он не выключил отправку через почту Дескуса™;
• Yandex Cloud (Yandex AI Studio и SpeechKit) — функции ИИ-ассистента Нейтрона и распознавание речи, когда ими пользуются;
• Notificore — SMS с кодом при подтверждении номера телефона пользователя;
• CloudPayments и CloudKassir — приём оплаты картой и кассовые чеки — данные плательщика Заказчика;
• службы пуш-уведомлений браузеров и устройств — уведомления пользователям, которые их включили; содержимое уведомлений зашифровано.

8.2. Привлечённые лица обрабатывают данные в объёме, необходимом для их услуг, с соблюдением конфиденциальности и безопасности. О новом привлечённом лице Исполнитель сообщает, публикуя обновлённую редакцию Поручения до начала передачи ему данных. Если Заказчик не согласен, он вправе отказаться от договора.

9. Инциденты

9.1. О выявленной неправомерной или случайной передаче (предоставлении, распространении, доступе) персональных данных Исполнитель уведомляет Заказчика незамедлительно, но не позднее 24 часов с момента выявления, — по электронной почте Администраторов Компании. В уведомлении — что произошло, предполагаемые причины, какие данные затронуты, принятые меры и контакт для связи.

9.2. Результаты внутреннего расследования Исполнитель сообщает Заказчику в срок, позволяющий Заказчику выполнить обязанности по части 3.1 статьи 21 152‑ФЗ, в том числе уведомить Роскомнадзор.

10. Обращения субъектов

10.1. На обращения субъектов отвечает Заказчик как оператор. Для этого в Сервисе есть журнал обращений по персональным данным в разделе «Клиенты»: выгрузка архива данных клиента, исправление данных, отзыв согласия и полная обезличка. Клиент может и сам отозвать согласие по ссылке «Настроить письма» из письма.

10.2. Полная обезличка стирает имя и контакты клиента, тексты сообщений в его тикетах, вложения, записи и расшифровки звонков, письма, сведения о посещениях виджета. Остаются тикеты без содержимого (номер, статус, даты), чтобы не ломалась статистика Заказчика.

10.3. Если субъект обратится к Исполнителю напрямую, Исполнитель передаёт обращение Заказчику и сообщает субъекту, что оператор его данных — Заказчик.

11. Передача через мессенджеры

11.1. Подключая к Сервису мессенджеры и сервисы, в том числе зарубежные (например, Telegram, Viber, WhatsApp), Заказчик поручает передавать через них сообщения своим клиентам и сам решает вопрос о правомерности трансграничной передачи персональных данных (статья 12 152‑ФЗ). Иной трансграничной передачи данных Заказчика Исполнитель не осуществляет, кроме зашифрованных пуш-уведомлений пользователям (пункт 8.1).

12. Обязанности Заказчика

• иметь законные основания для обработки данных, которые Заказчик размещает в Сервисе или получает через него, в том числе согласия субъектов, когда они нужны. Для этого в Сервисе есть согласие в виджете и справочном центре с документами Заказчика («Настройки → Компания → Персональные данные»);
• уведомить Роскомнадзор об обработке персональных данных, если это требуется (статья 22 152‑ФЗ), и выполнять другие обязанности оператора;
• задать сроки хранения: записей звонков и встреч — 30, 90, 180 или 365 дней, закрытых тикетов — при необходимости 6 или 12 месяцев;
• не загружать специальные категории персональных данных, кроме случая из пункта 4.1.

12.1. Перед субъектом персональных данных за действия Исполнителя отвечает Заказчик, а Исполнитель отвечает перед Заказчиком (часть 5 статьи 6 152‑ФЗ).

13. Уничтожение данных после прекращения договора

13.1. До удаления Заказчик может выгрузить данные: «Настройки → Компания → Общее → Архив данных». В архив входят тикеты с перепиской, клиенты, задачи, открытые каналы «Диалога», звонки и встречи с расшифровками и итогами, вики, базы знаний, быстрые ответы, кадровые сведения, настройки и сотрудники; файлы — вложения, записи звонков и встреч, документы — входят списком со ссылками на скачивание. Закрытые каналы, группы и личная переписка «Диалога» и файлы больничных листов в архив не входят. Ссылка на архив и ссылки на файлы действуют 7 дней; ссылка на архив приходит Администратору на почту.

13.2. Удаление Компании назначает Администратор в «Настройки → Компания → Общее». Оно выполняется через 14 дней; до этого его можно отменить в настройках или по ссылке из письма, которое получают все Администраторы. Затем из базы удаляются все данные Компании и учётные записи её пользователей, в том числе бывших, а из хранилища — её файлы.

13.3. Если договор прекращён иначе, Исполнитель уничтожает данные, обрабатываемые по поручению, не позднее 30 дней после прекращения договора, если Заказчик не дал другого указания и закон не требует их хранить.

13.4. Из резервных копий базы данных удалённые данные исчезают по истечении срока хранения копий — 14 дней.

13.5. После удаления Исполнитель сохраняет журнал удаления (название Компании, кто и когда назначил удаление, адреса для уведомления о его завершении) и сведения о подписке, счетах, платежах и плательщиках — для бухгалтерского и налогового учёта. Это данные Исполнителя как оператора, а не данные по поручению.

13.6. Окончание оплаченного или пробного периода договор сразу не прекращает: данные хранятся 6 месяцев после его окончания, а выгрузка и удаление остаются доступны. Если за это время Подписка не оплачена, договор прекращается и Исполнитель удаляет Компанию в порядке пункта 13.2, без отсрочки на 14 дней, — предупредив владельца Компании и Администраторов письмами за 30, 7 и 1 день; удаление выполняется не ранее чем через 30 дней после первого письма. Оплата до удаления его отменяет.